Päivitetty 19.9.2019
Otamme Aspocompissa tietosuoja-asiat erittäin vakavasti. Tarkoituksemme on tässä informoida sinua siitä, kuinka tietojasi käsitellään ja minkälaisia oikeuksia sinulla on tietosuojalainsäädännön mukaan. Käsittelemme henkilötietojasi sovellettavan lainsäädännön, erityisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.
Rekisterinpitäjä
Aspocomp Group Oyj (Y-tunnus: 1547801-5)
Keilaranta 1
02150 Espoo
Tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä voit kysyä lisää sähköpostilla: privacy(at)aspocomp.com
Miten ja milloin käsittelemme henkilötietoja
Jakaessasi kanssamme henkilötietojasi käytämme tietoja ainoastaan niihin tarkoituksiin, joihin tiedot alunperin annettiin tai muihin ilmiselviin tarkoituksiin, kuten asiakassuhteen hoitamiseen, työpaikkahakemuksesi käsittelyyn tai verkkosivustollemme luomasi profiilin aktivoimiseen.
Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Henkilötietojasi käsittelyn perusteena ovat meidän oikeutetut etumme (esim. asiakassuhteen ylläpitämiseen ja hoitoon), asiakkaan suostumus, sopimuksen täytäntöönpano ja/tai lakisääteinen velvoite.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- tuotteiden ja palveluiden toimittaminen ja kehittäminen sekä markkinointi
- yhteydenotto asiakkaisiin ja asiakassuhteen hoitaminen
- tarjousten ja sopimusten tekeminen, täytäntöönpano ja hallinnointi
- sopimusten, lupauksien ja velvollisuuksien täyttäminen ja arkistointi
- yhtiölle lähetettyjen työpaikkahakemusten käsittely
- palvelupyyntöjen, palautteen tai tiedustelujen käsittely
- sähköisten postituslistojen käsittely (Aspocompin pörssitiedotteiden ja vuosikertomusten tilaajat)
- laissa, säännöksissä tai viranomaisten ja valvontaviranomaisten päätöksissä määriteltyjen vaatimusten ja velvollisuuksien noudattaminen
- verkkosivujen paremman käyttökokemuksen tarjoaminen (mukaan lukien optimointi ja mukauttaminen), tapahtumahistorian luominen, käyttö ja selailu.
Osallistujarekisterien käytöstä kerättäviä loki- ja muita tietoja voidaan käyttää rekisterin tekniseen valvontaan, tietoturvasta huolehtimiseen, väärinkäytösten ja vikojen ja häiriöiden selvittämiseen, rekisterin käytön tilastointiin ja analysointiin sekä rekisterin ja sen toiminnan kehittämiseen.
Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Saamme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Saamme henkilötietoja myös viranomaisilta, arvo-osuusjärjestelmästä ja muilta vastaavilta luetettavilta tahoilta sekä julkisesti saatavilla olevista lähteistä sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
Käsittelemme seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn antamia henkilötietoja:
- Perustiedot: nimi, henkilötunnus, äidinkieli
- Yhteystiedot: puhelinnumerot, sähköpostiosoite, osoitetiedot
- Asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot: tiedot vanhoista ja voimassaolevista sopimuksista, tarjouspyynnöistä, tarjouksista ja tilauksista, asiakkaan kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, yhtiön tili- ja maksutiedot sekä mahdolliset muut asiakkaan itse vapaaehtoisesti järjestelmiimme antamat tiedot
- Omistajaluetteloita ja yhtiötapahtumia koskevat tiedot: nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero ja osakemäärä sekä yhtiökokoukseen mahdollisesti ilmoitetun avustajan nimi sekä mahdollisen valtuutetun perus- ja yhteystiedot
- Mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä toimittamat henkilötiedot (esim. työpaikkahakemuksissa)
- Rekisteröidyn käyttämää tietoliikenneyhteyttä sekä päätelaitetta koskevat tiedot kuten käyttäjätunnus, IP-osoite, laite-ID tai muu laitekohtainen tunniste sekä keksitieto (cookie).
Tietojen suojaaminen ja säilyttäminen
Henkilötietojesi suojaaminen on meille erittäin tärkeää ja varmistamme että tiedot suojataan asianmukaisesti huomioiden luottamuksellisuutta, luotettavuutta ja käytettävyyttä koskevat vaatimukset. Kaikki henkilötiedot ovat suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen käsittelemiseltä. Yhtiö huolehtii, että sen työntekijät ja alihankkijat ymmärtävät velvollisuutensa, soveltuvat heille tarkoitettuihin tehtäviin ja tuntevat vastuunsa ja velvollisuutensa tietoturvan ylläpitämisessä. Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu 25.5.2018 alkaen sovellettavan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset.
Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidystä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
Tietojen käsittelijät
Käsittelemme henkilötietojasi itse ja joissain tapauksissa hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä yhtiön lukuun toimivia alihankkijoita, jotka ovat mukana tarjoamiemme palvelujen tuottamisessa. Luovutamme tietojasi viranomaisille siinä määrin kuin laki niin velvoittaa.
Tietojen vastaanottajaryhmät:
Aspocomp Group Oyj
Aspocompilla on vastuullisena tahona pääsy tietoihisi siinä määrin kuin se on tarpeellista edellä mainittujen asiakassuhteiden, palvelujen ja velvollisuuksien hoitamiseksi. Tietojasi ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Palveluntuottajat ja muut kolmannet osapuolet
Aspocomp hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä yhtiön lukuun toimivia alihankkijoita, jotka ovat mukana tarjoamiemme palvelujen tuottamisessa. Nämä palveluntuottajat tarjoavat Aspocmpin verkkosivujen, sähköisen sopimustenhallintajärjestelmän, pörssitiedotteiden julkaisujärjestelmän tekniseen toteutukseen ja ylläpitoon sekä rekrytointiin ja henkilöarvioitiin liittyviä palveluja. Yhtiön IT-hallinta on ulkoistettu ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Aspocomp käyttää lisäksi yhtiön osakasluettelon, yhtiökokouksen osallistujarekisterin ja sisäpiirirekisterin teknisessä toteutuksessa ja ylläpidossa sekä henkilötietojen käsittelyssä Euroclear Finland Oy:tä ja sen arvo-osuusjärjestelmää ja selvitysjärjestelmiä.
Tiedonsiirto EU:n ulkopuolelle
Aspocomp ei siirrä henkilötietoja EU:n ulkopuolelle ja on varmistanut sopimusjärjestelyin yhteistyökumppaneidensa kanssa, ettei henkilötietoja saa siirtää ilman yhtiön antamaa kirjallista lupaa. Mikäli yhtiö myöhemmin arvioi henkilötietojen siirron tarpeelliseksi, varmistetaan ensin, että kyseinen tieto on suojattu asianmukaisesti ja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimalla tavalla.
Sinun oikeutesi rekisteröitynä
Sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet Aspocompin hallussa oleviin henkilötietoihin liittyen:
- Tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot, mukaan lukien oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista
- Pyytää henkilötietojesi oikaisemista tai poistamista
- Tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
- Pyytää henkilötietojesi siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle
- Tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos huomaat että henkilötietojesi käsittely on puutteellista tai lainvastaista.
Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, jos henkilötietojesi käsittely perustuu erilliseen suostumukseen.
Muutokset tähän selosteeseen
Aspocomp pidättää oikeuden tietosuojaan liittyvien tietojen ajoittaiseen päivittämiseen. Tehdessämme muutoksia tähän selosteeseen, julkaisemme uuden version tällä sivustolla ja merkitsemme siihen päivityksen ajankohdan.
Tarkistathan siis säännöllisesti tämän tietosuojaselosteen, jotta olet aina tietoinen ja ajan tasalla yksityisyyttä koskevista käytännöistämme.
Yhteydenotot
Mikäli sinulla on mitä tahansa kysyttävää, haluat saada lisätietoja yksityisyyttä ja tietojenkäsittelyä koskevista käytännöistämme, haluat keskustella kieltomahdollisuuksista ja suostumuksen peruuttamisesta, tai haluat tehdä valituksen tämän tietosuojaselosteen vastaisesta tai lainvastaisesta tietoturvaloukkauksesta, ota yhteyttä sähköpostitse: privacy(at)aspocomp.com